Основные операции с базами данных

Работа с любой программой подразумевает наличие определенных действий или команд, которые выполняются наиболее часто. Например, открытие (закрытие) программы или использование справочной системы.

В базах данных Access, кроме обычных операций, тоже существует набор специфических действий, выполняемых чаще других. Например, основой интерфейса базы данных является окно базы данных, поэтому многие действия выполняются именно из этого окна. Первая глава посвящена описанию основных приемов работы с базами данных, использованию общих для пакета Office 2000 инструментов и многому другому.

База данных: Закрытие и выход из Access

В базах данных Access все введенные данные сохраняются автоматически. Запрос о необходимости сохранения изменений появляется только при изменении структуры объекта.

(См. также раздел «База данных: Открытие».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Окно базы данных (Database Window) на панели инструментов Access или выберите команду Окно (Window) → <ИмяБазыДанных>.
Выберите команду Файл (File) → Закрыть (Close).
При появлении информационных окон с сообщениями о необходимости сохранить изменения в том или ином объекте согласитесь — Да (Yes) или откажитесь - Нет (No).

ВНИМАНИЕ

Если при загруженной базе данных произошло аварийное или непредвиденное завершение работы компьютера, при следующей загрузке базу данных необходимо проверить на целостность, а при наличии нарушений попытаться восстановить (см. раздел «База данных: Восстановление и сжатие закрытой базы данных» главы «Операции с файлами»).

База данных: Открытие

Для начала работы с базой данных ее необходимо открыть. К сожалению, Access не позволяет одновременно работать с несколькими базами данных — открывая новую базу данных, Access автоматически закрывает старую.

СОВЕТ

Чтобы при открытии базы данных исключить загрузку дополнительных панелей инструментов и открытие пользовательских форм, при выполнении команды открытия удерживайте нажатой клавишу Shift.

Шаг за шагом

Выберите команду Файл (File) → Открыть (Open).
В окне диалога Открытие файла базы данных (Open) выберите файл, содержащий необходимую базу данных.
Нажмите кнопку Открыть (Open).

ПРИМЕЧАНИЕ

Если база данных предназначена для работы в многопользовательской системе, а ее необходимо открыть только для индивидуального использования, на третьем шаге в раскрывающемся списке кнопки Открыть (Open) выберите пункт Монопольно (Open Exclusive).

СОВЕТ

В нижней части меню Файл (File) содержатся имена недавно открывавшихся файлов. Выберите имя нужного файла, и он будет загружен автоматически. Число файлов, появляющихся в меню Файл (File), можно задать. Для этого выберите команду Сервис (Tools) → Параметры (Options). В открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Общие (General), установите флажок Помнить список файлов (Recently used file list) и в раскрывающемся списке выберите число файлов, которое должно храниться в меню Файл (File).

Буфер обмена

Буфер обмена предназначен для временного хранения фрагментов данных. В качестве данных могут выступать фрагменты текста, объекты OLE (Object Linking and Embedding, связывание и внедрение объектов), элементы управления и т. д. Буфер обмена Microsoft Office 2000 позволяет хранить до 12 различных фрагментов и выглядит как отдельная панель инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Расширенный буфер обмена имеется только в Office 2000. В буфере обмена остальных программных продуктов Microsoft может храниться только один объект.

Шаг за шагом

Выберите и откройте необходимый объект: таблицу, запрос, форму, отчет, страницу или модуль.
Выберите команду Вид (View) → Панели инструментов (Toolbars) → Буфер обмена (Clipboard).

ВНИМАНИЕ

Если на панели инструментов Буфер обмена (Clipboard) заполнены все ячейки, то следующий сохраняемый в буфере фрагмент окажется в последней ячейке, а фрагмент, сохраненный первым, будет удален.

СОВЕТ

Чтобы выбрать в буфере обмена интересующий вас объект, установите указатель мыши на ярлыке объекта (появится подсказка с первыми словами текстового фрагмента или его описанием, если объект не текстовый) и щелкните на нем левой кнопкой мыши.

Гиперссылка: Ввод

Любому файлу или документу, находящемуся на вашем жестком диске, файловом сервере или другом компьютере, может быть присвоен специфический адрес. В Access возможно использование двух типов адресов: URL (Uniform Resource Locator, универсальный указатель ресурса) и UNC (Universal Naming Convention, универсальное соглашение об именах). Первый из них предназначен для адресов удаленных документов, то есть документов, находящихся на файловых серверах, а второй — для адресов файлов, которые расположены на вашем компьютере или компьютере, находящемся в вашей локальной сети.

Гиперссылки используются для быстрого перехода к данным другой или текущей базы данных. По умолчанию гиперссылка отличается от остальных данных цветом и подчеркиванием. Документ, на который она ссылается, может находиться в текущей базе данных, файле на вашем или любом другом включенном в сеть компьютере, файловом сервере. После активизации гиперссылки происходит соединение с соответствующим документом, который загружается в броузер или необходимое приложение.

Поля, предназначенные для гиперссылок, имеют тип Гиперссылка (Hyperlink) (см. раздел «Поле: Гиперссылка» главы «Структура таблиц и баз данных»).

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выберите нужное поле и введите в него текст гиперссылки.
Нажмите кнопку Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) в области Связать с (Link to) щелкните на одной из перечисленных ниже кнопок:

Имеющийся файл или Web-страница (Existing File or Web Page);
Объект в этой базе данных (Object in This Database);
Создать страницу (Create New Page);
Электронная почта (E-mail Address).

При выборе первого варианта в текстовое поле Введите имя файла или Web-страницы (Type the file or Web page name) введите путь и имя файла или Web-адрес документа, на который делается ссылка. При выборе второго варианта выберите требуемый объект в дереве объектов текущей базы данных. При выборе третьего варианта введите имя нового объекта в поле Имя нового документа (Name of new document). При выборе четвертого варианта введите адрес электронной почты в поле Электронная почта (E-mailaddress).
Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Для определения местоположения документа после нажатия на кнопку Имеющийся файл или Web-страница (Existing File or Web Page) можно использовать либо окно диалога Связать с файлом (Link to File), которое открывается после нажатия кнопки Файл (File), либо броузер, который запускается после нажатия кнопки Web-страница (Web Page).

Гиперссылка: Изменение адреса

(Для получения предварительной информации см. раздел «Гиперссылка: Ввод».)

При редактировании гиперссылок основную трудность у новичков вызывает процесс перехода к нужной ячейке, поскольку обычный щелчок на гиперссылке вызывает ее активизацию.

ПРИМЕЧАНИЕ

В поле, где содержится гиперссылка, отображается лишь введенный пользователем текст гиперссылки, а сам адрес хранится внутри системы, поэтому изменение текста в поле никак не влияет на целевой адрес гиперссылки.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Перейдите в ячейку, содержащую необходимую гиперссылку, с помощью одного из приведенных далее способов:

сначала перейдите к ячейке, находящейся слева от той, которая содержит гиперссылку, и нажмите клавишу Tab или →;
сначала перейдите к ячейке, находящейся справа от той, которая содержит гиперссылку, и нажмите сочетание клавиш Shift+Tab или клавишу →;
сначала перейдите к последней ячейке поля и, последовательно нажимая клавишу →, перейдите к нужной ячейке;
щелкните на гиперссылке правой кнопкой мыши и нажмите клавишу Esc, чтобы убрать контекстное меню.

Выберите команду Вставка (Insert) → Гиперссылка (Hyperlink) или нажмите кнопку Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink), которое аналогично окну Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink), сделайте необходимые изменения (см. раздел «Гиперссылка: Ввод»).
Нажмите кнопку ОК.

Гиперссылка: Копирование

(Для получения предварительной информации см. раздел «Гиперссылка: Ввод».)

При копировании гиперссылок основную трудность у новичков вызывает процесс перехода к нужной ячейке, поскольку обычный щелчок на гиперссылке вызывает ее активизацию.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выделите гиперссылку, как описано в разделе «Гиперссылка: Изменение адреса».
Щелкните правой кнопкой мыши на выделенной гиперссылке и в контекстном меню выберите команду Гиперссылка (Hyperlink) → Копировать гиперссылку (Copy Hyperlink).
Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, в которую нужно скопировать гиперссылку, и в контекстном меню выберите команду Вставить (Paste).

Данные: Ввод

Ввод данных в таблицу или форму является одним из способов заполнения таблицы. Процедура ввода полностью аналогична подобной процедуре в Word или Excel.

(См. также разделы «Гиперссылка: Ввод», «Дата и время: Ввод» и «Объект OLE: Ввод».)

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Перейдите к записи, поля которой нужно заполнить. Если создается новая запись, нажмите кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов.
Введите данные в нужную ячейку, набирая необходимый текст или числа на клавиатуре. Для перемещения между ячейками используются следующие приемы:

для перехода к правому полю нажмите клавишу Tab или →;
для перехода к левому полю нажмите клавиши Shift+Tab или клавишу ←;
для перехода к следующей записи нажмите клавишу Enter или ↓;
для перехода к предыдущей записи нажмите клавишу ↑.

Повторите шаги 2 и 3 для всех записей и полей, которые необходимо заполнить.

ПРИМЕЧАНИЕ

При переходе к следующему полю Access автоматически сохранит введенные данные.

СОВЕТ

Изменить режим работы той или иной клавиши можно на вкладке Клавиатура (Keyboard) окна диалога Параметры (Options) (см. раздел «Форма: Последовательность перехода» главы «Формы и отчеты»).

Данные: Выделение

Для многих операций, например копирования, удаления, изменения формата и т. д., данные в таблице или форме необходимо выделить.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выделите нужные данные, используя следующие приемы:

для выделения некоторых данных в ячейке щелкните в начале нужного фрагмента, нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, с помощью клавиши ← или → выделите необходимые данные;
для выделения слова или числа в ячейке дважды щелкните на нужном фрагменте;
для выделения всех данных в ячейке щелкните в ячейке и нажмите клавишу F2 либо перейдите в ячейку с помощью клавиши Tab или клавиш Shift+Tab;
для выделения непрерывного диапазона (данных, последовательно расположенных в полях и/или записях) щелкните на левой верхней ячейке диапазона и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните на правой нижней ячейке диапазона либо щелкните на левой верхней ячейке диапазона и, удерживая нажатой клавишу Shift, выделите нужный диапазон с помощью клавиш со стрелками;
для выделения записи щелкните на ее селекторе;
для выделения группы записей щелкните на селекторе первой записи группы, нажмите клавишу Shift и щелкните на селекторе последней записи;
для выделения поля щелкните левой кнопкой мыши на его имени;
для выделения группы полей щелкните на имени первого поля группы, нажмите клавишу Shift и щелкните на имени последнего поля;
для выделения всей таблицы щелкните на селекторе таблицы (в левом верхнем углу таблицы), или выберите команду Правка (Edit) → Выделить все записи (Select All Records), или нажмите сочетание клавиш Ctrl+A.

Данные: Замена

Access позволяет быстро найти и заменить одни фрагменты данных в таблице, форме или отчете другими.

(См. также раздел «Данные: Поиск» текущей главы и раздел «Запрос на изменение: Обновление» главы «Запросы и фильтры».)

ПРИМЕЧАНИЕ

К сожалению, Access не позволяет найти и заменить значение Null или пустую запись поля. Можно посоветовать сначала отсортировать таблицу по соответствующему полю. В этом случае все записи, имеющие указанные значения, окажутся в верхней части таблицы.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выберите команду Правка (Edit) → Заменить (Replace).
В поле Образец (Find What) открывшегося окна диалога введите образец для поиска.
В поле Заменить на (Replace With) введите фрагмент для замещения.
В раскрывающемся списке Поиск в (Look In) выберите поле или объект, в котором нужно искать фрагмент.
В раскрывающемся списке Совпадение (Match) выберите необходимое значение: С любой частью поля (Any Part of Field), Поле целиком (Whole Field) или С начала поля (Start of Field).
Нажмите кнопку Больше (More) и в раскрывающемся списке Просмотр (Search) выберите направление поиска: Все (Аll), Вверх (Up), Вниз (Down). При необходимости установите флажки С учетом регистра (Match Case) и С учетом формата полей (Search Fields As Formatted).
Нажмите кнопку Найти далее (Find Next) для нахождения фрагмента, введенного в поле Образец (Find What).
Для замены выделенного фрагмента нажмите кнопку Заменить (Replace). Повторите шаг 8 для нахождения следующего вхождения фрагмента.
Для замены всех вхождений нажмите кнопку Заменить все (Replace All).
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в информационном окне.

СОВЕТ

При вводе фрагмента для поиска в текстовом поле Образец (Find What) можно использовать символы-заменители — звездочку (*), которая означает любое количество символов, и вопрос (?), который означает один символ.

СОВЕТ

Окно диалога Поиск и замена (Find and Replace) можно открыть на вкладке Замена (Replace), нажав сочетание клавиш Ctrl+H.

Данные: Копирование

Инструменты копирования предназначены для быстрого и удобного ввода похожих или повторяющихся данных любых типов. К инструментам копирования относятся команды Копировать (Сору), Вырезать (Cut) и Вставить (Paste).

При применении инструментов копирования к данным последние сохраняются в буфере обмена. В Office 2000 можно воспользоваться специальным буфером обмена, который позволяет сохранять до двенадцати фрагментов (см. раздел «Буфер обмена»).

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выделите данные, которые нужно копировать (см. раздел «Данные: Выделение»).
Нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов Access.
Выберите место, куда нужно скопировать данные, и нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для инструментов копирования существуют зарезервированные сочетания клавиш, одинаковые во всех продуктах Microsoft: Копировать (Сору) - Ctrl+C, Вставить (Paste) - Ctrl+V, Вырезать (Cut) - Ctrl+X.

СОВЕТ

Для копирования значения ячейки, которая расположена выше текущей, нажмите сочетание клавиш Ctrl+'.

Данные: Поиск

Access позволяет быстро находить данные в таблице, форме или отчете. Для отбора данных по определенным критериям можно воспользоваться фильтром или соответствующим запросом (см. главу «Запросы и фильтры»).

(См. также раздел «Данные: Замена».)

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выберите команду Правка (Edit) → Найти (Find).
В текстовое поле Образец (Find What) введите фрагмент для поиска.
В раскрывающемся списке Поиск в (Look In) выберите поле или объект, в котором нужно найти фрагмент.
В раскрывающемся списке Совпадение (Match) выберите необходимое значение: С любой частью поля (Any Part of Field), Поле целиком (Whole Field) или С начала поля (Start of Field).
Нажмите кнопку Больше (More) и в раскрывающемся списке Просмотр (Search) выберите направление поиска: Все (All), Вверх (Up), Вниз (Down). При необходимости установите флажки С учетом регистра (Match Case) и С учетом формата полей (Search Fields As Formatted).
Нажмите кнопку Найти далее (Find Next) для нахождения фрагмента, введенного в поле Образец (Find What).
Повторите шаг 7 для поиска следующего вхождения фрагмента.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в информационном окне.

СОВЕТ

Окно диалога Поиск и замена (Find and Replace) можно открыть на вкладке Поиск (Find), нажав сочетание клавиш Ctrl+F.

Данные: Редактирование

Редактирование данных может быть проведено автоматически, частично автоматически или вручную. К первому способу относится построение соответствующего запроса, а ко второму — замена с помощью окна диалога Поиск и замена (Find and Replace). Рассмотрим третий способ.

(См. также раздел «Запрос на изменение: Обновление» главы «Запросы и фильтры» и раздел «Данные: Замена» текущей главы.)

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Перейдите в нужное поле записи (см. раздел «Данные: Ввод»).
Отредактируйте данные.

ВНИМАНИЕ

При работе в многопользовательской среде Access может блокировать ячейку или весь объект, при этом возможность просмотра данных сохраняется. Блокировка снимается, когда пользователь, который занимался редактированием, переходит к другой ячейке или объекту (см. раздел «Совместная работа: Блокировка записей» главы «Корпоративная работа»).

Данные: Сортировка

Для упорядочивания данных в полях используется сортировка. Сортировка бывает простая и сложная (см. раздел «Фильтр: Расширенный» главы «Запросы и фильтры»). Простая сортировка может быть осуществлена по одному или нескольким полям. При сортировке по нескольким полям главное поле всегда расположено левее остальных, за ним следующее по значимости и т. д.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выберите поле или несколько полей, по которым нужно сортировать данные.
Нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов Access.

Дата и время: Ввод

Ввод данных, имеющих тип Дата/время (Date/Time), аналогичен вводу прочих данных (см. раздел «Данные: Ввод»). Единственное отличие — наличие специфических форматов ввода. Универсальным форматом является представление даты или времени в виде числа. Такой формат наиболее удобен при экспорте данных, поскольку некоторые доступные в Access форматы в других базах данных или приложениях могут оказаться недоступными.

(См. также раздел «Данные: Формат» главы «Структура таблиц и баз данных» и раздел «Условие отбора: Дата и время» главы «Запросы и фильтры».)

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выберите поле, имеющее тип Дата/время (Date/Time).
Выберите нужную ячейку и введите дату и время.

Закрепление полей таблицы на экране

Для удобства представления данных в таблицах существует возможность закрепления одного или нескольких полей. Например, если таблица имеет много полей, то основное поле можно закрепить, а остальные прокручивать. Закрепленное поле при просмотре с помощью полос прокрутки будет занимать крайнее левое положение.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выделите одно или несколько полей.
Выберите команду Формат (Format) → Закрепить столбцы (Freeze Columns).

ПРИМЕЧАНИЕ

Для освобождения закрепленных полей нужно выбрать команду Формат (Format) → Освободить все столбцы (Unfreeze All Columns).

Запись: Добавление

Информация, которая содержится в одной строке таблицы, называется записью. Запись — это структура, которая позволяет объединить поля данных по определенному критерию.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Нажмите кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов Access. Курсор ввода окажется в первом поле новой записи.
Введите необходимые данные. Для перехода к следующему полю нажмите клавишу Tab.

Запись: Копирование

Для быстрого переноса небольших фрагментов таблицы в другие базы данных или приложения удобно использовать буфер обмена (см. раздел «Буфер обмена»).

(См. также раздел «Данные: Копирование».)

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выделите одну или несколько записей.
Нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов Access.
Выделите новую (последнюю) запись таблицы.
Нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Access.

ВНИМАНИЕ

При наличии в таблице, из которой производится копирование, ключевого поля, не допускающего дублирования, Access не разрешит вставить в нее скопированные записи. Если ключевое поле представляет собой поле типа Счетчик (AutoNumber), то вставленным записям будет предоставлен новый номер.

Запись: Переход к требуемой

Каждую запись в таблице однозначно определяет ее номер.

(См. также раздел «Данные: Поиск».)

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
В поле, которое находится в левом нижнем углу окна объекта рядом с горизонтальной полосой прокрутки и содержит номер текущей записи, введите номер нужной записи.
Нажмите клавишу Enter.

Запись: Удаление

Удаление записей может быть автоматическим или ручным. Для автоматического удаления необходимо создать соответствующий запрос (см.раздел «Запрос на изменение: Удаление» главы «Запросы и фильтры»). Процедура удаления записи вручную представлена ниже.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выделите запись или группу записей, которую нужно удалить.
Нажмите кнопку Удалить запись (Delete Record) на панели инструментов Access.

ВНИМАНИЕ

Перед удалением записей из таблицы, которая связана с другими таблицами, необходимо настроить режим обеспечения целостности данных и режим каскадного удаления (см. раздел «Связь между таблицами» главы «Структура таблиц и баз данных») для удаления всех дочерних записей.

ВНИМАНИЕ

Если в таблице, из которой производится удаление, присутствует поле типа Счетчик (AutoNumber), после удаления записи это поле нужно обновить. Для этого база данных должна быть сжата (см. раздел «База данных: Восстановление и сжатие» главы «Операции с файлами»).

Исправление ошибок: Автозамена

Автозамена (AutoCorrect) предназначена для автоматического исправления ошибок и неточностей. Этот инструмент позволяет исправить две первые прописные буквы на одну, написать названия дней недели с прописной буквы; сделать прописной первую букву предложения, устранить последствия случайного нажатия клавиши Caps Lock и т. д.

ВНИМАНИЕ

Автозамену можно использовать только при вводе данных, то есть в режиме таблицы.

Шаг за шагом

Выберите команду Сервис (Tools) → Автозамена (AutoCorrect).
В открывшемся окне диалога Автозамена (AutoCorrect) настройте соответствующие параметры автозамены: установите или сбросьте флажки Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова (Correct TWo INitial CApitals), Делать первые буквы предложений прописными (Capitalize first letter of sentence), Названия дней с прописной буквы (Capitalize names of days) и Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK (Correct accidental use of cAPS LOCK key).
В поле Заменять (Replace) введите слово с ошибкой, которая допускается наиболее часто. В поле На (With) введите правильное слово.
Нажмите кнопку Добавить (Add). Повторите шаги 2 и 3 для всех слов, в которых наиболее часто допускаются ошибки.
Нажмите кнопку Исключения (Exceptions).
На вкладке Первая буква (First Letter) открывшегося окна диалога введите сокращения с точкой. В этом случае Access будет считать, что после этой точки предложение продолжается. На вкладке ДВе ПРописные (INitial CAps) введите аббревиатуру, которая начинается с двух прописных букв. Нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

В поле Заменять (Replace) можно ввести аббревиатуру часто используемых слов и выражений, а в поле На (With) - ее значение. Это позволит значительно сократить время ввода данных.

СОВЕТ

Для отказа от автозамены в полях форм перейдите в режим конструктора, выделите любое поле, нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов, в открывшемся окне диалога свойств перейдите на вкладку Другие (Other) и назначьте свойству Разрешить автозамену (Allow AutoCorrect) значение Нет (No).

ПРИМЕЧАНИЕ

Автозамена является инструментом, общим для всех приложений Office 2000. Это значит, что настройки, сделанные в одном из приложений, повлияют на работу всех остальных.

Исправления: Отмена

Многие команды и действия можно отменить. Это одна из очень нужных операций, поскольку, как правило, позволяет сохранить много времени, которое тратится на восстановление данных после неаккуратно выполненного действия, например, после заполнения нескольких ячеек таблицы ошибочными данными.

ВНИМАНИЕ

Операцию удаления объекта отменить нельзя. Перед выполнением действия, которое не может быть отменено, Access выдаст окно с предупреждением.

Шаг за шагом

После ввода неправильных данных нажмите кнопку Отменить (Undo) на панели инструментов Access или выберите команду Правка (Edit) → Отменить (Undo).
Введите правильные данные.

ВНИМАНИЕ

После внесения изменений в следующее поле записи отменить исправления в предыдущем поле будет невозможно! То есть можно отменять только те исправления, которые сделаны в полях одной записи.

СОВЕТ

Для отмены действия можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Z.

Объект OLE: Ввод

Чтобы вставить в поле объекта Access рисунок, звук, видеоклип, файл другого приложения и т. д., используется специальный тип поля — Поле объекта OLE (OLE Object).

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
В поле типа Поле объекта OLE (OLE Object) выберите нужную ячейку.
Выберите команду Вставка (Insert) → Объект (Object).
В открывшемся окне диалога Вставка объекта (Insert Object) выберите, установив соответствующий переключатель, способ создания объекта OLE:

Создать новый (Create New);
Создать из файла (Create from File).

При выборе первого варианта в списке Тип объекта (Object Type) выберите тип вставляемого объекта и нажмите кнопку ОК. Откроется приложение для создания объекта выбранного типа. При выборе второго варианта в поле Файл (File) введите путь к нужному файлу (или воспользуйтесь кнопкой Обзор (Browse)) и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Для редактирования вставленного объекта выберите команду Правка (Edit) → Объект <ИмяОбъекта> (<ИмяОбъекта> Object) → Изменить <ИмяОбъекта> (Change <ИмяОбъекта>).

Окно базы данных: Просмотр объектов

Окно базы данных предназначено для управления всеми объектами, используемыми в базе данных, — таблицами, запросами, формами, отчетами, Web-страницами, модулями и макросами.

(См. также разделы «Объект базы данных: Копирование», «Объект базы данных: Удаление» и «Объект базы данных: Переименование» главы «Операции с файлами».)

ВНИМАНИЕ

Закрытие окна базы данных приведет к закрытию всей базы данных.

Шаг за шагом

Чтобы отобразить окно базы данных поверх остальных окон, нажмите кнопку Окно базы данных (Database Window) на панели инструментов Access.
Для получения подробной информации об объектах нажмите кнопку Таблица (Details) на панели инструментов окна базы данных.
Чтобы открыть объект, выберите его тип в левой панели окна базы данных, затем выберите сам объект в правой панели окна и нажмите кнопку Открыть (Open) или Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для активизации окна базы данных можно нажать клавишу F11.

Окно диалога: Настройка параметров

Окно диалога представляет собой окно, в котором расположены флажки, переключатели, списки, текстовые поля и кнопки, предназначенные для ввода пользователем некой информации, позволяющей что-либо изменить или создать в объекте или базе данных в целом. Как правило, все окна диалога работают в модальном режиме, то есть располагаются поверх всех остальных окон, вплоть до их закрытия.

Шаг за шагом

Выполните команду или нажмите кнопку для открытия необходимого окна диалога.
Задайте требуемые параметры. Для этого помимо щелчков мышью можно использовать следующие приемы:

переход между элементами окна диалога осуществляется с помощью клавиш Tab — движение вперед по элементам, Shift+Tab — движение назад, клавиш со стрелками — перемещение между строками списков и в группе переключателей;
чтобы установить или сбросить флажок или выбрать положение переключателя в группе, нужно перейти к требуемому элементу и нажать клавишу Пробел;
чтобы раскрыть список, достаточно перейти к нему и нажать клавишу ↓;
чтобы активизировать кнопку, перейдите к ней и нажмите клавишу Enter.

СОВЕТ

Если символ на подписи элемента подчеркнут, то для перехода к этому элементу управления нажмите сочетание клавиш Alt+<Символ>.

Окно объекта: Размещение на экране

Для работы с несколькими объектами одновременно в Access существует возможность наиболее удобного расположения их окон.

Шаг за шагом

Откройте все необходимые объекты.
Выберите команду Окно (Window) → Сверху вниз (Tile Vertically) или Слева направо (Tile Horizontally).

СОВЕТ

Если некоторые окна объектов временно не нужны, сверните их. Для этого нужно нажать кнопку свертывания окна в его правом верхнем углу.

Окно объекта: Скрытие и отображение

Если необходимо одновременно работать с большим числом объектов разных типов, можно скрыть лишние окна. Это гораздо удобнее, чем снова и снова открывать и закрывать тот или иной объект.

Шаг за шагом

Выберите объект, который нужно скрыть.
Выберите команду Окно (Window) → Скрыть (Hide).
Повторите шаги 1 и 2 для всех объектов, которые нужно скрыть.

СОВЕТ

Чтобы отобразить скрытый объект, выберите команду Окно (Window) → Отобразить (Unhide). В открывшемся окне диалога Отображение окон (Unhide Window) выберите нужный объект и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Чтобы окно базы данных при ее запуске оказывалось скрытым, выберите команду Сервис (Tools) → Параметры запуска (Startup) и в открывшемся окне диалога сбросьте флажок Окно базы данных (Display Database Window).

Перемещение в таблице

Перемещение по полям записей таблицы осуществляется с помощью клавиш Tab, Shift+Tab, Enter и клавиш со стрелками или с помощью инструмента поиска определенных записей. Перемещение между записями осуществляется в режиме таблицы с помощью специальных кнопок, расположенных в левом нижнем углу таблицы. Для перемещения к первой записи используется кнопка Первая запись (First Record), к следующей записи — кнопка Следующая запись (Next Record), к предыдущей записи — кнопка Предыдущая запись (Previous Record), к последней записи — кнопка Последняя запись (Last Record), к новой записи — кнопка Новая запись (New Record). Для перехода к определенной записи в поле номера записи введите ее порядковый номер и нажмите клавишу Enter.

(См. также раздел «Данные: Поиск».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Таблицы (Tables), Запросы (Query) или Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (таблицу, запрос или форму).
Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных. Соответствующий объект откроется.
Чтобы открыть объект в режиме таблицы (если он открыт в другом режиме) в списке кнопки Вид (View), расположенной на панели инструментов Access, выберите команду Режим таблицы (Datasheet View).
Используя описанные клавиши и кнопки перемещения, перейдите к нужному полю записи.

ПРИМЕЧАНИЕ

Режим работы клавиш со стрелками и клавиши Enter при перемещении по ячейкам таблицы можно изменить. Для этого выберите команду Сервис (Tools) → Параметры (Options) и в открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Клавиатура (Keyboard). В соответствующих разделах укажите, какие действия должны быть инициированы при нажатии той или иной кнопки.

СОВЕТ

Наиболее простой способ перехода к нужной ячейке - это щелчок на ней левой кнопкой мыши.

Проверка правописания

Для проверки правописания в Office 2000 имеется специальный инструмент, который является общим для всех приложений.

Шаг за шагом

Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
Выделите поле записи или фрагмент текста, который нужно проверить.
Выберите команду Сервис (Tools) → Орфография (Spelling) или нажмите клавишу F7.
Если в процессе проверки обнаружится слово, отсутствующее в словаре, откроется окно диалога Орфография (Spelling).
Отсутствующее в словаре слово будет находиться в поле Нет в словаре (Not In Dictionary). В списке Варианты (Suggestions) будут содержаться варианты замены слова. Измените слово, исправив его вручную или выбрав в списке, и нажмите кнопку Заменить (Change). Чтобы оставить слово неизменным, нажмите кнопку Пропустить (Ignore).
Исправьте остальные слова и выражения.
После окончания проверки закройте окно диалога Орфография (Spelling).

Справка: В окнах диалога

Во многих окнах диалога рядом с кнопкой его закрытия в верхнем правом углу присутствует кнопка со знаком вопроса.

Функции этой кнопки аналогичны команде Что это такое? (What's this?) меню Справка (Help). Различие состоит в том, что команда, выполняемая при активизации кнопки, и действует только в пределах данного окна диалога.

(См. также раздел «Справка: Команды меню».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку со знаком вопроса в верхнем правом углу окна диалога. При отсутствии такой кнопки можно вызвать общую подсказку, нажав сочетание клавиш Shift+F1.
Выберите элемент окна диалога, о котором нужно получить справку, и щелкните на нем — на экране появится всплывающая подсказка.
Чтобы убрать окно подсказки, нажмите клавишу Esc или щелкните левой кнопкой мыши вне окна подсказки.

Справка: Для элементов интерфейса

Для удобства пользователя большая часть команд и функций представлена на панелях инструментов в виде кнопок и раскрывающихся списков. Каждый элемент интерфейса имеет свой специфический рисунок и всплывающую подсказку, кратко его характеризующую. Чтобы увидеть подсказку, нужно поместить указатель мыши на элемент интерфейса.

Шаг за шагом

Для получения информации о кнопках и других элементах интерфейса нажмите сочетание клавиш Shift+F1. Рядом с указателем мыши появится знак вопроса.
Выберите кнопку или другой элемент, о котором необходимо получить информацию, и щелкните на нем. В раскрывшемся окне появится необходимая информация.
Чтобы убрать окно подсказки, нажмите клавишу Esc или щелкните левой кнопкой мыши вне окна подсказки.

СОВЕТ

Для получения справки о командах меню подведите указатель мыши со знаком вопроса к соответствующей команде и щелкните на ней.

СОВЕТ

Для включения или отключения режима экранных подсказок выберите команду Вид (View) → Панели инструментов (Toolbars) → Настройка (Customize). В открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Параметры (Options) и установите или сбросьте флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips on toolbars). Установленный флажок Включить в подсказки сочетания клавиш (Show shortcut keys in ScreenTips) позволяет отображать во всплывающих подсказках сочетания клавиш, которые активизируют выполнение действий аналогично щелчку на кнопке.

Справка: Команды меню

Для разрешения вопросов и получения информации о тех или иных возможностях программы в Access существует своя справочная система.

Шаг за шагом

Щелкните на меню Справка (Help) и выберите одну из команд, описания которых приведены ниже.

Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help). Позволяет открыть окно справки по Microsoft Access с тремя вкладками: Содержание (Contents), Мастер ответов (Answers Wizard) и Указатель (Index). На первой вкладке находится перечень глав и разделов справки, на второй можно задать вопрос на интересующую тему и получить перечень найденных ссылок, на третьей вкладке поиск осуществляется по ключевым словам.
Показать помощника (Show the Office Assistant). Помощник — это забавный анимационный персонаж, который предлагает разнообразные советы, помогающие, по его мнению, в той или иной ситуации.
Что это такое? (What's this?). Данная команда позволяет получить быструю справку об элементе интерфейса базы данных (см. раздел «Справка: Для элементов интерфейса»).
Office на Web (Office on the Web). Эта команда позволяет перейти на сервер обновления корпорации Microsoft. Для работы с этой командой необходимо, чтобы ваш компьютер был подключен к глобальной сети.

Справка: Печать справочной информации

Для удобства пользователя справочную информацию полностью или частично можно распечатать.

(См. также разделы «Справка: Поиск темы», «Справка: Помощник по Office», «Справка: Предметный указатель», «Справка: Содержание».)

Шаг за шагом

Выберите команду Справка (Help) → Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help).
В открывшемся окне справки перейдите на вкладку Содержание (Contents), Указатель (Index) или Мастер ответов (Answers Wizard) и раскройте необходимую статью.
В окне справки раскройте список кнопки Параметры (Options) и выберите команду Печать (Print).
Выполните необходимые настройки параметров печати и нажмите кнопку ОК.
Закройте окно справки.

Справка: Поиск темы

Для широкого поиска ответа на интересующий вопрос в окне Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) имеется вкладка Мастер ответов (Answers Wizard). Как правило, эта вкладка используется, когда неизвестны раздел или ключевые слова, по которым можно было бы найти необходимую информацию.

(См. также раздел «Справка: Помощник по Office».)

Шаг за шагом

Выберите команду Справка (Help) → Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help).
В открывшемся окне справки перейдите на вкладку Мастер ответов (Answers Wizard).
В текстовое поле введите слово или словосочетание, которое нужно найти, и нажмите кнопку Найти (Search).
В списке Выберите раздел (SelectItem) выберите статью, в которой, по вашему мнению, наиболее вероятно имеется ответ на ваш вопрос.
Если в данной статье ответа найти не удалось, выберите следующую статью или перефразируйте вопрос.

Справка: Помощник по Office

Помощник по Office — это интерактивная программа, которая может присутствовать во всех приложениях Office. Помощник может всегда находиться на экране в виде небольшой картинки. Это очень удобно, особенно для начинающих, поскольку Помощник дает полезные советы и сообщает ссылки на те разделы справки, которые он считает наиболее актуальными в данный момент.

Помощник — это программа, требующая специальной установки с дистрибутивного диска Microsoft Office 2000. Если вы вызываете его, но он еще не установлен, Access может попросить вставить диск с дистрибутивом Office и установить необходимый компонент.

Шаг за шагом

Выберите команду Справка (Help) → Показать помощника (Show the Office Assistant).
В тестовое поле появившегося Помощника введите вопрос, по которому нужна справка, и нажмите кнопку Найти (Search).
В списке выберите наиболее подходящую статью с предполагаемым ответом на вопрос.
Закройте окно справки.

ПРИМЕЧАНИЕ

Помощник может выглядеть по-разному. Чтобы выбрать самого симпатичного, щелкните на нем правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Выбрать помощника (Choose Assistant) и на вкладке Коллекция (Gallery) открывшегося окна диалога с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) подберите себе Помощника.

Справка: Предметный указатель

Для осмысленного поиска ответа на вопрос или информации в справочной системе Access имеется две вкладки — Содержание (Contents) и Указатель (Index). В первом случае поиск производится по главам и разделам справки, а во втором — по ключевым словам. Рассмотрим поиск по ключевым словам.

(См. также раздел «Справка: Содержание».)

Шаг за шагом

Выберите команду Справка (Help) → Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help).
В открывшемся окне справки перейдите на вкладку Указатель (Index).
В текстовое поле введите слово или словосочетание, которое является ключевым, и нажмите кнопку Найти (Search).
В списке Выберите раздел (SelectItem) выберите наиболее подходящую статью, которая могла бы содержать ответ на ваш вопрос. Ее содержание отобразится на правой панели окна справки.
Если данная статья не ответила на ваш запрос, выберите следующую или введите иное ключевое слово.
Закройте окно справки.

Справка: Содержание

(См. также раздел «Справка: Предметный указатель».)

Шаг за шагом

Выберите команду Справка (Help) → Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help).
В открывшемся окне справки перейдите на вкладку Содержание (Contents).
Щелчком на значке «плюс» раскройте подходящую главу или раздел.
Щелчком на значке «вопрос» раскройте подходящую статью справочной системы. Ее содержание отобразится на правой панели окна справки.
Если данная статья не ответила на ваш запрос, выберите следующую.
Закройте окно справки.

Пользователь, раз уж ты добрался до этой строки, ты нашёл тут что-то интересное или полезное для себя. Надеюсь, ты просматривал сайт в браузере Firefox, который один правильно отражает формулы, встречающиеся на страницах. Если тебе понравился контент, помоги сайту материально. Отключи, пожалуйста, блокираторы рекламы и нажми на пару баннеров вверху страницы. Это тебе ничего не будет стоить, увидишь ты только то, что уже искал или ищешь, а сайту ты поможешь оставаться на плаву.